Trong quá trình xử lý hồ sơ visa, việc phân biệt đúng giữa bản chính, bản photo và bản sao y là yêu cầu bắt buộc, nếu không muốn hồ sơ bị trả hoặc phải bổ sung nhiều lần. Tuy nhiên, trên thực tế rất nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa các loại giấy tờ này. Trong bài viết này, Bankervn sẽ giải thích ngắn gọn, dễ hiểu dựa trên kinh nghiệm xử lý hồ sơ visa thực tế, không mang tính học thuật và không mở rộng sang các lĩnh vực khác.
Bản chính là gì
Bản chính là bản có “chữ ký sống” hoặc “chữ ký sống” và đóng dấu chữ ký.
- “Chữ ký sống” là chữ ký được ký bằng tay trực tiếp trên tài liệu, giấy tờ hoặc văn bản cụ thể.
- Đóng dấu chữ ký là đóng dấu pháp lý của cơ quan, tổ chức lên “chữ ký sống” của người có thẩm quyền.
Trường hợp văn bản của một hoặc nhiều cá nhân thì chỉ cần “chữ ký sống” thì được coi là bản chính. Ví dụ như thư mời không cần chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, đơn xin visa, các giấy tờ viết tay… Những giấy tờ này sẽ không công chứng được vì không có con dấu pháp lý đóng trên đó.
Trường hợp văn bản do tổ chức hoặc cơ quan ban hành thì cần “chữ ký sống” và đóng dấu pháp lý lên chữ ký thì được coi là bản chính. Ví dụ như hợp đồng lao động, xác nhận công việc, sao kê tài khoản… Những văn bản này có thể mang đi sao y bản chính được vì đầy đủ cả con dấu và chữ ký sống.
Lưu ý: trong thực tế, chữ ký và chữ viết nên sử dụng mực xanh hoặc mực đen, không sử dụng mực đỏ hoặc mực dễ phai để tránh bị từ chối hồ sơ.
Bản photo là gì
Bản photo, còn gọi là bản sao, là một bản sao chép của bản chính được tạo ra bằng cách sử dụng máy photocopy hoặc máy scan. Bản photo có hình ảnh và nội dung giống hệt với bản gốc, nhưng không có giá trị pháp lý như bản chính nếu không được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền.
Bản sao y là gì
Bản sao y là một bản sao chính xác của một tài liệu được sao chép từ bản chính, và sau đó được chứng thực bởi một cơ quan có thẩm quyền để xác nhận tính chính xác của nó. Quá trình sao y bản sao thường bao gồm việc đối chiếu với bản chính để đảm bảo rằng các thông tin và nội dung của tài liệu sao y là hoàn toàn giống với bản chính.
Thẩm quyền sao y bản chính
Cơ quan có thẩm quyền sao y bản chính bao gồm đơn vị phát hành văn bản, văn phòng công chứng và ủy ban nhân dân cấp phường xã.
- Đơn vị phát hành văn bản có quyền sao y bản chính văn bản đó. Ví dụ công ty A ký hợp đồng với nhân viên B thì có quyền sao y bản chính hợp đồng đó. Hay trường Đại học có quyền sao y các bằng cấp do chính mình ban hành. Lưu ý, văn bản sau khi được ký chính thức được photo và đóng dấu trên chữ ký (photo-màu đen) thì tương đương với sao y bản chính, không mang đi sao y bản chính được nữa.
- Văn phòng công chứng và ủy ban nhân dân cấp phường xã là các cơ quan có thẩm quyền sao y công chứng. Có thể chia sao y thành 2 loại theo ngôn ngữ trên văn bản cần sao y: sao y văn bản tiếng Việt và sao y văn bản có yếu tố tiếng nước ngoài. UBND phường xã chỉ công chứng các giấy tờ không có tiếng nước ngoài. UBND quận huyện và văn phòng công chứng đủ thẩm quyền để công chứng các giấy tờ có yếu tố tiếng nước ngoài.
Giấy tờ nào được sao y bản chính: bản chính có chữ ký sống của người có thẩm quyền và con dấu pháp lý đóng trên chữ ký đó. Trường hợp bản sao y, bản photo thì không đi sao y bản chính được nữa.
Thời hạn của bản sao y
Các quy định của pháp luật đều ghi thời hạn sử dụng của bản sao y là vô thời hạn. Tuy nhiên, câu kèm theo là “nếu có quy định khác”. Bản sao y có ý nghĩa là sự khẳng định của người chứng thực về việc văn bản tài liệu này được sao từ bản chính tại thời điểm được chứng thực. Trong thực tế, có nhiều giấy tờ có thể thay đổi, cập nhật thông tin như: sổ hộ khẩu, sổ hồng, sổ đỏ… Do đó, các cơ quan, đơn vị thường yêu cầu thời hạn sao y từ 03 – 06 tháng để yên tâm hơn về tính chính xác của thông tin
Phân biệt bản chính, bản photo và bản sao y
Khi tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, cần tìm hiểu hồ sơ có đúng yêu cầu không. Ví dụ yêu cầu là bản chính (bản gốc) nhưng khách hàng chỉ cung cấp bản photo hay bản sao y thì không có tác dụng. Nếu khách cung cấp bản sao y thì cần kiểm tra bản sao từ bao giờ, đã quá 3 hay 6 tháng chưa, có cần yêu cầu cung cấp bản sao y mới không.
Cần lưu ý với những tài liệu nước ngoài, có nhiều quốc gia không sử dụng con dấu. Với các nước đó, văn bản chỉ có chữ ký sống thì được coi là bản chính.
Sau khi xác định đúng bản chính, bản photo và bản sao y, bước tiếp theo là kiểm tra cách ký và cách đóng dấu trên giấy tờ. Bankervn sẽ trình bày cụ thể trong các bài viết riêng về chữ ký trong văn bản doanh nghiệp và cách đóng dấu trong văn bản khi xử lý hồ sơ visa.
