Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, doanh nghiệp thường sử dụng hai loại chữ ký là ký nháy và ký chính thức. Việc hiểu đúng ký nháy là gì, ký chính thức là gì và ký như thế nào cho hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân liên quan đến văn bản.
Ký nháy là gì?
Ký nháy là việc ký xác nhận vào một phần của văn bản, có thể là cuối dòng nội dung, cuối trang văn bản hoặc tại vị trí chức danh của người ký chính thức. Ký nháy không phải là chữ ký ban hành văn bản mà mang ý nghĩa kiểm tra, xác nhận hoặc chịu trách nhiệm đối với một phần nội dung nhất định của văn bản.
Trong thực tế doanh nghiệp, ký nháy thường được sử dụng để:
- Xác nhận tính liền mạch của văn bản nhiều trang
- Xác nhận nội dung do người soạn thảo thực hiện
- Xác nhận việc đã kiểm tra, kiểm soát văn bản trước khi trình ký chính thức
Các loại ký nháy thường gặp
- Ký nháy ở lề dưới từng trang văn bản: Hình thức này thường áp dụng với văn bản có nhiều trang. Việc ký nháy vào từng trang nhằm xác nhận tính liền mạch của văn bản, tương tự như việc đóng dấu giáp lai, giúp tránh việc thay thế hoặc chỉnh sửa nội dung từng trang sau khi văn bản đã được hoàn thiện.
- Ký nháy chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản: Đây là chữ ký của người trực tiếp soạn thảo văn bản. Chữ ký này thể hiện trách nhiệm của người soạn thảo đối với toàn bộ nội dung văn bản đã soạn.
- Ký nháy tại phần chức danh của người có thẩm quyền ký chính thức: Hình thức này thường là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra, rà soát văn bản, ví dụ trưởng bộ phận, trưởng phòng hoặc người phụ trách pháp lý. Việc ký nháy cho thấy văn bản đã được kiểm tra trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức.
Ví dụ về việc ký nháy trong doanh nghiệp
- Hợp đồng có nhiều trang giữa doanh nghiệp và cá nhân. Về phía công ty, người ký ở cuối hợp đồng là người đại diện doanh nghiệp ký hợp đồng. Công ty sẽ đóng dấu trên chữ ký của người đại diện doanh nghiệp và đóng dấu giáp lai toàn bộ hợp đồng. Cá nhân ký nháy vào từng trang hợp đồng và ký vào phần đại diện ở cuối hợp đồng.
- Một quyết định về mặt hành chính của doanh nghiệp. Nhân viên hành chính soạn thảo văn bản ký ở dòng nội dung cuối cùng. Trưởng phòng hành chính kiểm tra lại văn bản và ký nháy ở phần chức danh của người ký chính thức. Người có thẩm quyền ký chính thức vào văn bản. Văn thư lấy số văn bản, đóng dấu lên chữ ký chính thức, đóng dấu giáp lai nếu văn bản có nhiều trang và ban hành văn bản. Như vậy khi nhìn vào văn bản sẽ biết được ai soạn thảo, ai kiểm tra và ai ký cuối cùng. Các chữ ký thể hiện trách nhiệm của toàn bộ những người liên quan khi ban hành văn bản.
Ký chính thức là gì?
Ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản. Ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Trường hợp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh (nếu có). Văn thư sẽ lấy số, đóng dấu pháp nhân doanh nghiệp và ban hành văn bản.
Việc phân biệt rõ ký nháy và ký chính thức giúp doanh nghiệp tổ chức quy trình soạn thảo, kiểm soát và ban hành văn bản chặt chẽ hơn. Mỗi chữ ký trong văn bản đều mang ý nghĩa và trách nhiệm riêng, góp phần hạn chế rủi ro pháp lý và sai sót trong quá trình sử dụng văn bản.
Tuy nhiên, chữ ký chỉ là một phần của quy trình hoàn thiện văn bản. Để văn bản có giá trị sử dụng và được cơ quan, đối tác chấp nhận, doanh nghiệp còn cần thực hiện đúng việc đóng dấu. Nội dung này sẽ được Bankervn trình bày chi tiết trong bài viết tiếp theo về cách đóng dấu trong các văn bản của doanh nghiệp.
