Quy trình và thủ tục xin visa Đức cho người mới

Bạn đang lên kế hoạch đến Đức nhưng chưa biết thủ tục xin visa như thế nào? Đừng lo lắng, Bankervn sẽ hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu nhất, từ việc chuẩn bị giấy tờ, đặt lịch hẹn, nộp và nhận kết quả. Nào chúng ta cùng bắt đầu.

Tổng quan về visa Đức

Các loại visa Đức

Đức (Germany) là đầu tàu kinh tế của Liên minh Châu Âu (EU) và cũng là một trong những thành viên đầu tiên của khối Schengen. Vì vậy, để đến đây, bạn cần sở hữu visa do Đại sứ quán Đức hoặc một nước trong Schengen cấp. Tùy theo mục đích nhập cảnh, Đức có 2 loại visa sau:

• Visa Schengen loại C: Là thành viên của khối Schengen, Đức cấp loại visa ngắn hạn (Type C) với thời gian lưu trú tối đa trong khu vực Schengen là 90 ngày trong vòng khoảng 180 ngày liên tục. Visa này được sử dụng cho các mục đích như: quá cảnh, du lịch, thăm thân, công tác, tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn, tham dự các sự kiện văn hóa, thể thao, tôn giáo, hoặc các chuyến thăm chính thức ở cấp chính phủ.
• Visa dài hạn loại D: Còn được gọi là visa quốc gia Đức, loại visa này dành cho những người có nhu cầu lưu trú dài hạn, chẳng hạn như du học, làm việc, kết hôn hoặc định cư. Sau khi nhập cảnh với loại visa này, bạn cần tới cơ quan cảnh sát để làm thẻ tạm trú dài hạn.

Cả hai loại visa này đều có yêu cầu và quy trình xin khác nhau, phù hợp với từng mục đích cụ thể. Thông thường, khi nhắc đến visa Đức, người ta thường nhắc đến visa Schengen loại C. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục xin visa loại này.

Xin visa Đức có khó không

Theo quan điểm của nhiều chuyên gia thị thực, visa Đức thuộc nhóm khó với các tiêu chí và quy định nghiêm ngặt. Để tăng khả năng đậu, bạn cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố liên quan đến hồ sơ cá nhân, tình trạng công việc, khả năng tài chính, và mục đích cụ thể khi xin thị thực. Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng các yêu cầu từ Đại sứ quán, việc xin visa sẽ trở nên thuận lợi hơn.

Lưu ý: Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình xin visa Đức. Nếu bạn không có nhiều thời gian để tìm hiểu hoặc muốn đơn giản hóa thủ tục, hãy đăng ký tư vấn tại Dịch vụ visa Đức. Bankervn cung cấp các gói dịch vụ toàn diện bao gồm: hỗ trợ xin visa, dịch thuật công chứng, bảo hiểm du lịch, viết thư giải trình, và nhiều dịch vụ khác. Với kinh nghiệm hỗ trợ hơn 15.000 khách hàng trong và ngoài nước, Bankervn cam kết mang đến cho bạn sự hài lòng.

Nộp visa Đức ở đâu

Đại Sứ Quán tại Hà Nội và Tổng Lãnh Sự Quán Đức tại TP.HCM không trực tiếp nhận hồ sơ. Thay vào đó, họ ủy quyền cho Trung tâm tiếp nhận thị thực VFS Global tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả visa. Trung tâm này có 2 địa chỉ tại Việt Nam:

• Hà Nội: Tầng 8, Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, Quận Đống Đa.
• TP Hồ Chí Minh: Tầng 3B, Tòa nhà REE Tower, số 9 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4.
• Thời gian nhận hồ sơ: 08:30 – 12:00 và 13:00 – 15:00.
• Thời gian trả hộ chiếu: Từ 13:00 đến 16:00.

Lệ phí xin visa Đức

Khi xin visa Đức, bạn cần nộp 2 loại phí, phí xét duyệt của Đại sứ quán và phí dịch vụ của Trung tâm tiếp nhận. Chi tiết như sau:

Phí xét duyệt:

• Từ 12 tuổi trở lên: 90 EURO.
• Trẻ em từ 6 đến 12 tuổi: 45 EURO.
• Trẻ em dưới 6 tuổi: Miễn phí.

Phí dịch vụ:

• Phí dịch vụ nộp hồ sơ đã bao gồm VAT là 773.000 VNĐ một hồ sơ.
• Ngoài ra, còn có các loại phí bổ sung không bắt buộc sau như: phòng chờ cao cấp, nộp hồ sơ ngoài giờ, chuyển phát nhanh, SMS…

Phương thức thanh toán

Lệ phí sẽ được quy đổi về VNĐ theo tỷ giá hối đoái hiện hành. Phí dịch vụ sẽ được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thẻ tại Vfs Global. Tất cả các loại phí đều không được hoàn trả dù hồ sơ có được chấp thuận hay không.

Thời gian xét duyệt visa Đức

Theo quy định, thời gian xét duyệt visa ngắn hạn của Đức là 2 tuần kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ. Thực tế, Đức xét duyệt thường nhanh hơn, khoảng 1 tuần là có kết quả. Tuy nhiên, để đảm bảo cho chuyến đi, bạn nên nộp hồ sơ trước ngày khởi hành ít nhất 1 tháng.

Lưu ý: thời gian cao điểm xin visa Đức là các tháng 4, 9 và 10. Trong khoảng thời gian này, số lượng hồ sơ tăng cao, do đó, thời gian xét duyệt cũng lâu hơn bình thường.

1. Đơn xin cấp thị thực được điền đầy đủ, in ra và ký tên.

2. Hai ảnh cỡ 45mm x 35mm, nền trắng theo tiêu chuẩn ICAO. Dán một ảnh vào đơn xin cấp thị thực, một ảnh còn lại để riêng.

3. Hộ chiếu gốc còn hạn ít nhất 3 tháng kể từ ngày dự định rời khỏi Schengen, ít nhất 2 trang trống. Đề nghị không dùng bao bọc, vỏ bao hộ chiếu.

Nếu người nộp đơn là trẻ dưới tuổi thành niên thì phải nộp thêm bản tuyên bố đồng ý của cha mẹ, nộp kèm Giấy khai sinh.

4. Trường hợp người nộp đơn không phải là công dân Việt Nam: Giấy phép cư trú Việt Nam cho người nước ngoài.

5. Hộ chiếu cũ và các loại visa rời nếu có.

6. Bằng chứng về việc làm (nếu có):

• Hợp đồng lao động nêu rõ vị trí/chức vụ, thời hạn hợp đồng
• Sao kê tài khoản ngân hàng
• Xác nhận của bên sử dụng lao động về việc cho nghỉ phép (nghỉ có lương hay không lương)
• Sổ bảo hiểm xã hội

7. Chỉ dành cho người nộp đơn là chủ sở hữu công ty hoặc là người tự hành nghề:

• Chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Báo cáo thuế của công ty trong 3 tháng gần nhất

8. Nếu người nộp đơn đã nghỉ hưu: Xác nhận lương hưu ba tháng gần nhất, thẻ hưu trí.

9. Nếu người nộp đơn là học sinh/ sinh viên: Xác nhận của nhà trường về việc người nộp đơn đang theo học tại đó và thẻ học sinh, sinh viên

10. Chứng minh tài chính cho toàn bộ chuyến đi: Sao kê tài khoản ngân hàng.

11. Bằng chứng về khả năng tài chính của người nộp đơn: Ví dụ: Trình sổ tiết kiệm, chứng nhận sở hữu cổ phiếu, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu bất động sản….

12. Giấy tờ về gia đình của người nộp đơn:

• Giấy chứng nhận kết hôn (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân/thẻ căn cước của vợ/chồng + Giấy phép cư trú của vợ/chồng, nếu họ hiện đang cư trú tại khu vực EU / Schengen.
• Giấy khai sinh của tất cả các con của người nộp đơn (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân/thẻ căn cước của tất cả các con + Giấy phép cư trú của các con, nếu các con hiện đang cư trú tại khu vực EU/ Schengen.
• Xác nhận thông tin về cư trú do Cơ quan Công an cấp.

13. Hành trình/kế hoạch du dịch chi tiết.

14. Đặt chỗ máy bay và khách sạn.

• Xác nhận đặt phòng/đăng ký giữ chỗ khách sạn hợp lệ (hiện có) với địa chỉ đầy đủ (tên khách sạn, đường, thành phố, mã bưu điện, thông tin liên hệ, mã số đặt phòng…)
• Đặt chỗ chuyến bay

15. Bảo hiểm y tế du lịch bắt buộc (Bảo hiểm phải có giá trị cho tất cả các nước Schengen và cho toàn bộ thời gian lưu trú dự kiến, bao gồm cả chi phí điều trị khẩn cấp và vận chuyển về nước vì lý do y tế, mức bảo hiểm tối thiểu là 30.000 EUR)

B. Hồ sơ xin visa thăm thân

1. Đơn xin cấp thị thực được điền đầy đủ, in ra và ký tên.

2. Hai ảnh cỡ 45mm x 35mm, nền trắng theo tiêu chuẩn ICAO. Dán một ảnh vào đơn xin cấp thị thực, một ảnh còn lại để riêng.

3. Hộ chiếu gốc còn hạn ít nhất 3 tháng kể từ ngày dự định rời khỏi Schengen, ít nhất 2 trang trống. Đề nghị không dùng bao bọc, vỏ bao hộ chiếu.

Nếu người nộp đơn là trẻ dưới tuổi thành niên thì phải nộp thêm bản tuyên bố đồng ý của cha mẹ, nộp kèm Giấy khai sinh.

4. Trường hợp người nộp đơn không phải là công dân Việt Nam: Giấy phép cư trú Việt Nam cho người nước ngoài.

5. Hộ chiếu cũ và các loại visa rời nếu có.

6. Giấy tờ của người mời tại Đức

• Thư mời viết gần đây, không cần theo mẫu, có chữ ký.
• Người mời là công dân Đức hoặc EU: bản sao thẻ căn cước (Personalausweis), mặt trước và sau. Người mời là người nước ngoài: bản sao giấy phép cư trú (Aufenthaltstitel), mặt trước và sau.

7. Bằng chứng về việc làm (nếu có):

• Hợp đồng lao động nêu rõ vị trí/chức vụ, thời hạn hợp đồng
• Sao kê tài khoản ngân hàng
• Xác nhận của bên sử dụng lao động về việc cho nghỉ phép (nghỉ có lương hay không lương)
• Sổ bảo hiểm xã hội

8. Chỉ dành cho người nộp đơn là chủ sở hữu công ty hoặc là người tự hành nghề:

• Chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Báo cáo thuế của công ty trong 3 tháng gần nhất

9. Nếu người nộp đơn đã nghỉ hưu: Xác nhận lương hưu ba tháng gần nhất, thẻ hưu trí.

10. Nếu người nộp đơn là học sinh/ sinh viên: Xác nhận của nhà trường về việc người nộp đơn đang theo học tại đó và thẻ học sinh, sinh viên

11. Chứng minh tài chính cho toàn bộ chuyến đi:

• Sao kê tài khoản ngân hàng.
• Giấy cam kết bảo lãnh (= Verpflichtungserklärung). Giấy cam kết bảo lãnh này do Sở Ngoại kiều tại Đức (Ausländerbehörde) cấp và phải trình bản chính khi nộp hồ sơ xin cấp thị thực. Ngoài ra, PHẢI nộp thêm bằng chứng về khả năng tài chính của người nộp đơn (xem mục 10!).

12. Bằng chứng về khả năng tài chính của người nộp đơn: Ví dụ: Trình sổ tiết kiệm, chứng nhận sở hữu cổ phiếu, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu bất động sản….

13. Giấy tờ về gia đình của người nộp đơn:

• Giấy chứng nhận kết hôn (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân/thẻ căn cước của vợ/chồng + Giấy phép cư trú của vợ/chồng, nếu họ hiện đang cư trú tại khu vực EU / Schengen.
• Giấy khai sinh của tất cả các con của người nộp đơn (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân/thẻ căn cước của tất cả các con + Giấy phép cư trú của các con, nếu các con hiện đang cư trú tại khu vực EU/ Schengen.
• Xác nhận thông tin về cư trú do Cơ quan Công an cấp.

14. Bằng chứng về mối quan hệ với người mời: giấy khai sinh, đăng ký kết hôn… Nếu không chứng minh được bằng giấy tờ do nhà nước cấp, cung cấp ảnh, thư từ, văn bản giải trình, bản in các cuộc trò chuyện qua mạng xã hội….

15. Đặt chỗ chuyến bay

16. Bảo hiểm y tế du lịch bắt buộc (Bảo hiểm phải có giá trị cho tất cả các nước Schengen và cho toàn bộ thời gian lưu trú dự kiến, bao gồm cả chi phí điều trị khẩn cấp và vận chuyển về nước vì lý do y tế, mức bảo hiểm tối thiểu là 30.000 EUR)

C. Hồ sơ xin visa công tác

1. Đơn xin cấp thị thực được điền đầy đủ, in ra và ký tên.

2. Hai ảnh cỡ 45mm x 35mm, nền trắng theo tiêu chuẩn ICAO. Dán một ảnh vào đơn xin cấp thị thực, một ảnh còn lại để riêng.

3. Hộ chiếu gốc còn hạn ít nhất 3 tháng kể từ ngày dự định rời khỏi Schengen, ít nhất 2 trang trống. Đề nghị không dùng bao bọc, vỏ bao hộ chiếu.

Nếu người nộp đơn là trẻ dưới tuổi thành niên thì phải nộp thêm bản tuyên bố đồng ý của cha mẹ, nộp kèm Giấy khai sinh.

4. Trường hợp người nộp đơn không phải là công dân Việt Nam: Giấy phép cư trú Việt Nam cho người nước ngoài.

5. Hộ chiếu cũ và các loại visa rời nếu có.

6. Giấy tờ thể hiện tính chất chuyến công tác và quan hệ kinh doanh giữa các công ty có liên quan ở Đức và Việt Nam (nếu có, bao gồm thông tin về việc ai sẽ chi trả cho chuyến công tác, chỗ ở và tất cả các chi phí khác tại Đức):

• Thư mời của công ty / cơ quan chức năng tại Đức với địa chỉ đầy đủ, nêu rõ mục đích và thời gian (lịch trình chính xác!) của chuyến công tác và hoặc:
• Thông tin về sự kiện / hội nghị / hội chợ thương mại sẽ tham dự tại Đức với nội dung chi tiết về nhà tổ chức /đơn vị mời, với địa chỉ đầy đủ tại Đức, thời gian (lịch trình chính xác!) của sự kiện và lý do tham dự (ví dụ như xác nhận tham dự hội nghị, vé tham quan hội chợ thương mại, đàm phán hợp đồng, v.v.).
• Giấy tờ thể hiện sự tồn tại quan hệ thương mại hoặc quan hệ công việc trong đó có nêu thông tin về công ty ở Đức và ở Việt Nam.
• Chỉ áp dụng cho người tham gia trưng bày tại hội chợ: Giấy tờ về hội chợ thương mại thể hiện người nộp đơn tham gia trưng bày tại đó như vé tham gia hội chợ dành cho người trưng bày / hóa đơn xác nhận trả tiền thuê gian hàng trưng bày / thư xác nhận. Người nộp đơn sẽ được cấp thị thực miễn phí nếu trình các giấy tờ nêu trên và trong giấy tờ có nêu tên của người nộp đơn và hoặc người sử dụng lao động.

7. Bằng chứng về việc làm (nếu có):

• Hợp đồng lao động nêu rõ vị trí/chức vụ, thời hạn hợp đồng
• Sao kê tài khoản ngân hàng
• Xác nhận của bên sử dụng lao động về việc cho nghỉ phép (nghỉ có lương hay không lương)
• Sổ bảo hiểm xã hội

8. Chỉ dành cho người nộp đơn là chủ sở hữu công ty hoặc là người tự hành nghề:

• Chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Báo cáo thuế của công ty trong 3 tháng gần nhất

9. Chứng minh tài chính cho toàn bộ chuyến đi:

• Sao kê tài khoản ngân hàng.
• Giấy cam kết bảo lãnh (= Verpflichtungserklärung). Giấy cam kết bảo lãnh này do Sở Ngoại kiều tại Đức (Ausländerbehörde) cấp và phải trình bản chính khi nộp hồ sơ xin cấp thị thực. Ngoài ra, PHẢI nộp thêm bằng chứng về khả năng tài chính của người nộp đơn (xem mục 10!).
• Xác nhận của công ty Việt Nam về việc công ty sẽ chi trả toàn bộ chi phí cho chuyến đi.

10. Giấy tờ về gia đình của người nộp đơn:

• Giấy chứng nhận kết hôn (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân/thẻ căn cước của vợ/chồng + Giấy phép cư trú của vợ/chồng, nếu họ hiện đang cư trú tại khu vực EU / Schengen.
• Giấy khai sinh của tất cả các con của người nộp đơn (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân/thẻ căn cước của tất cả các con + Giấy phép cư trú của các con, nếu các con hiện đang cư trú tại khu vực EU/ Schengen.
• Xác nhận thông tin về cư trú do Cơ quan Công an cấp.

11. Lịch trình và chỗ ở:

• Xác nhận đặt phòng/đăng ký giữ chỗ khách sạn hợp lệ (hiện có) hoặc bằng chứng về chỗ ở riêng với địa chỉ đầy đủ (tên khách sạn, đường, thành phố, mã bưu điện, thông tin liên hệ, mã số đặt phòng…)
• Lịch trình đi.
• Đặt chỗ chuyến bay.

12. Bảo hiểm y tế du lịch bắt buộc (Bảo hiểm phải có giá trị cho tất cả các nước Schengen và cho toàn bộ thời gian lưu trú dự kiến, bao gồm cả chi phí điều trị khẩn cấp và vận chuyển về nước vì lý do y tế, mức bảo hiểm tối thiểu là 30.000 EUR)

Quy trình xin visa Đức

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Ở phần trên, Bankervn đã liệt kê Checklist của Đại sứ quán Đức dành cho 3 mục đích cơ bản: du lịch, thăm thân và công tác. Dựa vào đó, hãy lên danh sách hồ sơ cho trường hợp của bạn và chuẩn bị đầy đủ nhất có thể. Theo yêu cầu của Đại sứ quán, bạn cần mang 2 bộ hồ sơ: một bộ gốc, một bộ photo. Riêng hộ chiếu hiện tại và hộ chiếu cũ chỉ cần photo các trang có thông tin, tem, dấu, bị chú. Giấy tờ tiếng Việt cần dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Đức, đóng dấu của công ty dịch thuật. Thời gian dịch thuật thường là từ 1 – 2 ngày làm việc. Tham khảo bảng phí dịch thuật của Bankervn tại đây.

Bước 2. Khai đơn online

Đơn xin visa Đức cần khai online. Tham khảo Hướng dẫn điền đơn xin visa Đức. Sau khi trả lời hơn 30 câu hỏi, bạn sẽ nhận được đơn xin visa bản PDF, chỉ cần in đơn ra, ký tên, dán ảnh và kẹp vào hồ sơ đã chuẩn bị tại bước 1.

Bước 3. Đặt lịch hẹn

Bước tiếp theo là đặt lịch hẹn nộp hồ sơ tại website của Vfs Global. Tham khảo: Hướng dẫn đặt lịch hẹn xin visa Đức. Sau khi đặt lịch hẹn, bạn sẽ nhận được Lịch hẹn, Checklist for visa, Phổ biến quy định, Cam kết. In tất cả ra và kẹp vào hồ sơ.

Bước 4. Hoàn thiện và sắp xếp hồ sơ

Đến bước này, hồ sơ của bạn đã hoàn thiện. Chỉ cần in ấn, sắp xếp lại hồ sơ theo đúng thứ tự như tờ Checklist for visa ở bước 3. Kiểm tra lại một lần nữa toàn bộ giấy tờ.

Bước 5. Nộp hồ sơ

Đến ngày hẹn, bạn mang toàn bộ hồ sơ đến Vfs Global để nộp và lấy sinh trắc học. Nên ăn mặc lịch sự và có mặt trước 15′ so với giờ hẹn. Nhân viên ở đây sẽ kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi tiếp nhận, đối chiếu và trả lại bản chính cho bạn. Passport sẽ giữ lại cho đến ngày trả kết quả. Sau đó, bạn sẽ được hướng dẫn lăn tay, chụp hình, đóng phí và nhận biên lai. Có thể đăng ký nhận kết quả visa qua đường chuyển phát nhanh.

Lưu ý: Trẻ em dưới 12 tuổi không phải lăn tay nhưng cần chụp hình. Trẻ em từ 12 đến 18 tuổi bắt buộc đi cùng người giám hộ, người giám hộ cần có giấy tờ chứng minh quan hệ.

Bước 6. Theo dõi hồ sơ và Nhận kết quả

Thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa Đức là 10 – 15 ngày hoặc có thể lâu hơn tuỳ tình trạng hồ sơ. Trong thời gian chờ đợi hộ chiếu được trả lại và kết quả xin visa, có thể theo dõi tình trạng xét duyệt trực tuyến tại đây.

Trong thời gian chờ kết quả, có thể kiểm tra tình trạng xét duyệt online bằng cách đăng nhập vào trang web đặt lịch hẹn của Vfs Global. Hoặc bạn sẽ nhận được mọi thông tin cập nhật qua điện thoại nếu đăng ký dịch vụ SMS.

Đức rất ít khi phỏng vấn, đôi khi họ có gọi điện để xác minh thông tin. Hầu hết các câu hỏi đều xoay quanh thông tin cá nhân, công việc, tài chính, mục đích chuyến đi. Bạn chỉ cần trả lời thành thật là được.

Khi có kết quả, bạn sẽ nhận được thông báo qua Email. Bạn có thể nhận kết quả qua các hình thức:

• Đương đơn nhận trực tiếp tại Vfs Global: mang theo CCCD và hóa đơn.
• Đương đơn ủy quyền cho người khác nhận trực tiếp tại Vfs Global.
• Nhận qua chuyển phát nhanh nếu có đăng ký.