Theo ngành khảo cổ, con dấu xuất hiện tại Việt Nam từ khoảng năm 257-147 trước công nguyên. Đến thời phong kiến, con dấu được vua quan sử dụng, đại diện cho quyền lực của người ban hành tức là mang tính pháp lý. Thời nay, con dấu được sử dụng phổ biến theo quy định của pháp luật. Ngoài con dấu mang tính pháp lý, còn có các loại con dấu không mang tính pháp lý.
Có 7 quốc gia trên thế giới quy định bắt buộc sử dụng con dấu: Việt Nam; Trung Quốc; Nhật Bản; Nga; Myanmar; Triều Tiên và Buhtan. Các nước còn lại, sử dụng con dấu là không bắt buộc hoặc không có quy định. Có rất nhiều nước đã bỏ con dấu như: Mỹ (1995), Anh (1989), Úc (1998), Canada (1971), Hồng Kông (2014)…
Trong hơn chục năm trở lại đây, có rất nhiều ý kiến cho rằng nên loại bỏ con dấu trong thủ tục hành chính. Việc quản lý và sử dụng con dấu có rất nhiều bất cập như lãng phí, không bảo mật vì làm giả quá dễ dàng… Các loại chữ ký số, chữ ký điện tử hiện tại hoàn toàn có thể thay thế con dấu. Thế nhưng tất cả vẫn còn đang được xem xét và lấy ý kiến.
Con dấu là gì?
Con dấu là một vật dụng dùng để tạo dấu ấn trên các văn bản và vật dụng khác. Có 2 loại con dấu cơ bản là con dấu pháp lý do nhà nước quy định và con dấu không mang tính pháp lý dựa trên nhu cầu sử dụng.
Định nghĩa về con dấu mang tính pháp lý
Con dấu là phương tiện đặc biệt đại diện cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ.
Con dấu pháp lý do nhà nước quy định bao gồm: con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu của cơ quan tổ chức khác. Trong đó, cơ quan tổ chức khác là: doanh nghiệp, công ty, tổ chức… do nhà nước cấp phép hoạt động. Việc quản lý và sử dụng con dấu pháp lý tuân theo các quy định sau: Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu, Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng, giao dịch.
Phân loại con dấu
Có 2 loại con dấu chính là con dấu pháp lý do nhà nước quy định và con dấu không mang tính pháp lý dựa trên nhu cầu sử dụng. Trong đó, con dấu pháp lý do nhà nước quy định bao gồm con dấu của các cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của các cơ quan, tổ chức khác
Con dấu pháp lý
Là con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, tổ chức. Con dấu này hình tròn, mực màu đỏ, phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước. Nó xác nhận tính pháp lý của văn bản, tài liệu do doanh nghiệp và cơ quan nhà nước ban hành. Việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật.
Con dấu không mang tính pháp lý
Là các con dấu phát sinh dựa trên nhu cầu sử dụng, không do cơ quan nhà nước ban hành. Có nhiều hình dạng như tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ. Với các màu khác nhau như đỏ, xanh và các màu không phổ biến khác…
Ví dụ:
- Dấu chức danh: Tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng phòng… Dấu tên: họ và tên
- Dấu correct: sử dụng để sửa lỗi trên văn bản
- Dấu phòng, ban: giống dấu pháp nhân của công ty, tổ chức nhưng không có tính pháp lý. Chỉ thể hiện nơi ban hành văn bản
- Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính
- Dấu thông tin hay dấu địa chỉ…
- Đã thu tiền, đã chi tiền, đã thanh toán là các loại dấu phổ biến của thu ngân
Cách đóng dấu trong doanh nghiệp, tổ chức
Đối với con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, công ty, tổ chức, việc đóng dấu căn cứ theo quy định của Nhà nước. Chủ yếu là quy định về văn thư lưu trữ, quy định quản lý và sử dụng dấu. Có 3 cách đóng dấu là đóng dấu trên chữ ký, dấu treo và dấu giáp lai.
Dấu chữ ký
Dấu chữ ký là gì? Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Trong doanh nghiệp, người được đóng dấu trên chữ ký là giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền.
Các văn bản cần đóng dấu chữ ký: Hợp đồng lao động, quyết định, công văn, thông báo (có thể có, có thể không), giấy ủy quyền, giấy giới thiệu… Các văn bản do doanh nghiệp có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành cho cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước…
Cách đóng dấu chữ ký
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
- Con dấu đóng bên trái, trùm trên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Một phần dấu trùm lên phần chức danh và phần họ và tên.
Dấu giáp lai
Dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lại là dấu đóng trên mép trái hoặc phải của văn bản. Các văn bản có từ 2 trang trở lên cần đóng dấu giáp lai trên tất cả các trang. Điều này thể hiện sự liền mạch của văn bản. Tránh trường hợp bị thay đổi nội dung các trang trong văn bản.
Cách đóng dấu giáp lai
- Xếp các trang tài liệu theo hình dẻ quạt. Đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang.
- Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu.
- Con dấu không đè lên nội dung văn bản.
Dấu treo
Dấu treo là gì? Dấu treo là dấu đóng trên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.
Cách đóng dấu treo
Đóng ở bên trên trang đầu của văn bản. Thường ở góc trên bên trái. Có thể trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp.
Tổng kết
Việc hiểu về con dấu, các loại con dấu, cách đóng dấu sẽ giúp phân biệt bản chính, bản photo, bản sao y. Từ đó xác định giấy tờ có đạt yêu cầu không. Đối với bản chính văn bản của tổ chức, cần kiểm tra xem đã có chữ ký và dấu chữ ký chưa. Trường hợp văn bản có nhiều trang thì cần kiểm tra thêm xem có đầy đủ dấu giáp lại chưa.
