Mỗi loại visa của từng quốc gia sẽ có yêu cầu hồ sơ khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp tùy theo mục đích nhập cảnh và hồ sơ cá nhân của đương đơn. Tuy nhiên, về cơ bản, hầu hết các bộ hồ sơ xin visa đều xoay quanh một nhóm giấy tờ cốt lõi.
Trong bài viết này, Bankervn sẽ tổng hợp và liệt kê đầy đủ các giấy tờ cần có trong một bộ hồ sơ xin visa cơ bản, giúp bạn dễ dàng hình dung và chuẩn bị. Tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ thực tế có thể đơn giản hơn rất nhiều so với bạn nghĩ.
Hồ sơ nhân thân
Giấy tờ cá nhân hay hồ sơ nhân thân là nhóm giấy tờ cơ bản dùng để xác minh danh tính và tình trạng cá nhân của người xin visa. Đây là phần bắt buộc trong mọi bộ hồ sơ xin visa, không phân biệt loại visa hay quốc gia. Hồ sơ nhân thân bao gồm:
- Căn cước công dân
- Hộ chiếu (passport)
- Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú CT07
- Giấy khai sinh
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Giấy đồng ý của cha mẹ
- Lý lịch tư pháp
Hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc dùng để chứng minh nghề nghiệp, thu nhập và sự ràng buộc tại Việt Nam của người xin visa. Tùy tình trạng công việc, giấy tờ cần chuẩn bị sẽ khác nhau:
Học sinh, sinh viên
Học sinh, sinh viên cần có người thân bảo lãnh tài chính:
- Thẻ học sinh, thẻ sinh viên
- Giấy xác nhận học sinh, sinh viên
Hồ sơ sẽ có thêm hồ sơ của người bảo lãnh tài chính
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú
- Giấy cam kết chi trả (có thể có xác nhận của cơ quan địa phương)
Cán bộ công nhân viên
- Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng thực tập
- Quyết định bổ nhiệm nếu có
- Quyết định thăng cấp bậc hàm với công an, bộ đội
- Bảng lương/phiếu lương/sao kê lương: 3-6 tháng gần nhất
- Giấy xác nhận lương/Giấy xác nhận công tác/Giấy xác nhận thu nhập
Người về hưu
- Sổ hưu/Quyết định nghỉ hưu
- Phiếu lương hưu/sao kê tài khoản nhận lương hưu: 3-6 tháng gần nhất
Chủ doanh nghiệp & Chủ hộ kinh doanh cá thể
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Tờ khai thuế 3 tháng gần nhất
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Thành viên góp vốn/cổ phần
- Giấy xác nhận góp vốn nếu là thành viên góp vốn
- Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần nếu góp cổ phần
- Chứng từ thể hiện thu nhập từ góp vốn, từ cổ tức góp cổ phần…
Nông dân, ngư dân, diêm dân, người trồng rừng…
- Giâý chứng nhận quyền sử dụng đất
- Hình ảnh minh họa
- Giấy xác nhận thu nhập của UBND phường xã
Cho thuê tài sản
- Giấy chứng nhận sở hữu tài sản: sổ đỏ, sổ hồng, cà vẹt xe hơi…
- Hợp đồng cho thuê tài sản
- Chứng từ thanh toán tiền cho thuê tài sản
Hồ sơ tài chính và tài sản
Hồ sơ tài sản và tài chính nhằm chứng minh khả năng chi trả cho chuyến đi cũng như ràng buộc quay về Việt Nam của đương đơn. Tùy từng loại visa và từng hồ sơ cụ thể, yêu cầu chứng minh tài chính có thể đơn giản hoặc chi tiết hơn. Thông thường, hồ sơ tài chính có thể bao gồm:
- Sổ tiết kiệm: bản gốc và bản sao/photo
- Giấy xác nhận số dư: song ngữ Anh – Việt
- Sổ đỏ, sổ hồng, hợp đồng mua bán căn hộ, cà vẹt ô tô
- Chứng nhận sở hữu cổ phần, góp vốn (nếu không có chứng từ thể hiện thu nhập từ vốn góp, cổ phần)
- Sổ gửi vàng và bất cứ giấy tờ gì thể hiện sở hữu tài sản có giá trị lớn khác
Hồ sơ mục đích
Hồ sơ mục đích chuyến đi dùng để chứng minh lý do nhập cảnh rõ ràng và hợp lý. Tùy từng loại visa, giấy tờ có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm:
Du lịch
- Lịch trình du lịch
- Đặt phòng khách sạn
- Đặt vé máy bay
- Bảo hiểm du lịch
- Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh / quyết định cho đi du lịch
Du học
- Bằng cấp, học bạ, bảng điểm
- Giấy thông báo nhập học
- Kế hoạch học tập
- Đặt vé máy bay: tương tự như phần du lịch
Thăm thân
- Giấy tờ chứng minh quan hệ: email, tin nhắn, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh
- Thư mời hoặc giấy bảo lãnh tài chính nếu người mời chi trả.
- Hồ sơ chứng minh khả năng tài chính của người bảo lãnh
- Lịch trình thăm thân: tương tự như lịch trình du lịch
- Đặt vé máy bay: tương tự như phần du lịch
Công tác
- Quyết định cử đi công tác
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp mời
- Thư mời hoặc giấy tờ chứng từ thể hiện giao dịch giữa công ty đang làm và công ty nước ngoài
- Lịch trình công tác: tương tự như phần du lịch
- Đặt vé máy bay: tương tự như phần du lịch
Thể thức giấy tờ
Tùy loại visa có thể có các yêu cầu sau
Bản gốc: là giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trực tiếp cấp lần đầu, mang đầy đủ giá trị pháp lý cao nhất.
Bản sao y: bao gồm sao y công chứng, bản sao của đơn vị phát hành. Đơn vị nào ban hành văn bản thì có quyền phát hành bản sao. Ví dụ hợp đồng lao động do công ty cấp thì công ty có quyền phát hành bản sao. Tìm hiểu thêm: Phân biệt bản chính, bản photo và bản sao y
Bản photo: bản photo hoặc copy từ bản gốc. Có rất nhiều cách gọi giữa bản sao và bản photo gây nhầm lẫn. Có nhiều người gọi bản sao là bản photo. Nhưng nhiều cơ quan mặc định bản sao, bản sao y là bản sao y công chứng
Bản dịch thuật: bản dịch thuật của giấy tờ tiếng Việt sang ngôn ngữ yêu cầu.
Bản dịch thuật công chứng: bản dịch thuật và bản dịch thuật công chứng hoàn toàn khác nhau. Tìm hiểu thêm: Dịch thuật công chứng là gì?
Bản hợp pháp hóa lãnh sự: trường hợp đi sinh sống, làm việc, học tập ở nước ngoài thường yêu cầu giấy tờ của Việt Nam phải được hợp thức hóa lãnh sự. Tìm hiểu thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
