Quy trình và thủ tục xin visa Nhật Bản từ A-Z

(Kèm theo bản copy trang thông tin nhân thân)

1 bản copy

(ghi ngày nộp hồ sơ, ký giống với chữ ký trong hộ chiếu)

   1. Giấy bảo lãnh và Danh sách người xin visa (người xin visa từ 2 người trở lên)

2. Giấy chứng minh thu nhập của người bảo lãnh (một trong các loại giấy tờ sau)

• Giấy chứng nhận nộp thuế/ Giấy chứng nhận thu nhập có ghi rõ tổng thu nhập gần nhất (do cơ quan hành chính thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn, … cấp).
• Giấy chứng nhận nộp thuế do cơ quan thuế cấp (Mẫu số 2 )
• Bản sao giấy đăng ký nộp thuế (có dấu thụ lý của cơ quan thuế. Trường hợp thuế điện tử thì nộp “Thông báo thụ lý” và “Đăng ký nộp thuế” )
• Bản sao kê giao dịch ngân hàng có ghi rõ quá trình sử dụng 6 tháng gần nhất.

* Không chấp nhận giấy xác nhận thu nhập do công ty cấp.

   3. Giấy chứng nhận làm việc của người bảo lãnh. Nếu là tự kinh doanh thì nộp giấy phép kinh doanh và bản sao giấy đăng ký nộp thuế (có dấu thụ lý của cơ quan thuế. Trường hợp thuế điện tử thì nộp “Thông báo thụ lý” và “Đăng ký nộp thuế” )

4. Giấy cư trú

Do cơ quan hành chính thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn, … nơi người bảo lãnh cư trú cấp (bản ghi tất cả thành viên của hộ gia đình, được cấp trong vòng 3 tháng trở lại.)
5. Trường hợp là người nước ngoài yêu cầu giấy cư trú phải là bản  đầy đủ, không giản lược thông tin (ngoại trừ My number và mã số Giấy cư trú), photo hai mặt Thẻ Cư trú, và photo hộ chiếu (tất cả các trang gồm trang chi tiết nhân thân, trang đóng dấu xuất nhập cảnh và dấu có liên quan đến việc cho phép lưu trú)
Trường hợp đương đơn xin visa tự chi trả toàn bộ chuyến đi chứng minh được khả năng tài chính với các hồ sơ dưới đây thì về nguyên tắc không cần Giấy bảo lãnh, các giấy tờ chứng minh thu nhập của người bảo lãnh cũng như Giấy cư trú.

• Sao kê giao dịch tài khoản ngân hàng 6 tháng gần nhất)
• Giấy xác nhận số dư tiền gửi có kỳ hạn (ghi rõ ngày gửi, kỳ hạn, ngày cấp)
• Sổ tiết kiệm tiền gửi có kỳ hạn (xuất trình bản gốc, nộp bản copy có dấu xác nhận ghi ngày tháng năm của ngân hàng)
• Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan thẩm quyền cấp

• Giấy này bắt buộc phải có, ngay cả trường hợp không cần giấy bảo lãnh. Phần ghi người mời phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại.
• Phải ghi rõ cụ thể tất cả các nơi viếng thăm tại Nhật Bản và nội dung các hoạt động, ví dụ không được ghi chung chung như “thăm người quen” mà phải ghi rõ quá trình quen biết đưa đến việc bảo lãnh, các hoạt động và các nơi viếng thăm

• Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình hoạt động phải rõ ràng, phải ghi rõ thông tin nơi lưu trú (địa chỉ, số điện thoại).
• Chương trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một, tuy nhiên trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau thì ở phần ngày tháng năm có thể ghi: từ ngày… tháng… năm… đến ngày.. tháng… năm…
• Chương trình lưu trú phải được viết bởi người mời hoặc người bảo lãnh tại Nhật Bản.

• Thư từ đã trao đổi, e-mail, fax, biên nhận tiền điện thoại quốc tế, hình chụp chung…

(Kèm theo bản photo trang thông tin nhân thân)

(Vui lòng ghi ngày nộp hồ sơ và ký giống với chữ ký trong hộ chiếu)

1. Giấy bảo lãnh và Danh sách người xin visa (trường hợp số người xin visa từ 2 người trở lên)

2. Giấy chứng minh thu nhập của người bảo lãnh (một trong các loại giấy tờ sau)

• Giấy chứng nhận nộp thuế/ Giấy chứng nhận thu nhập có ghi rõ tổng thu nhập gần nhất (do cơ quan hành chính thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn, … cấp).
• Giấy chứng nhận nộp thuế do cơ quan thuế cấp (Mẫu số 2 )
• Bản sao giấy đăng ký nộp thuế (có dấu thụ lý của cơ quan thuế. Trường hợp thuế điện tử thì nộp “Thông báo thụ lý” và “Đăng ký nộp thuế” )
• Bản sao kê giao dịch ngân hàng có ghi rõ quá trình sử dụng 6 tháng gần nhất.

* Không chấp nhận giấy xác nhận thu nhập do công ty cấp.

3. Giấy cư trú

Do cơ quan hành chính thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn, … nơi người bảo lãnh cư trú cấp (bản ghi tất cả thành viên của hộ gia đình, được cấp trong vòng 3 tháng trở lại. Trường hợp là người nước ngoài yêu cầu giấy cư trú phải là bản  đầy đủ, không giản lược thông tin (ngoại trừ My number và mã số Giấy cư trú).

Trường hợp đương đơn xin visa tự chi trả toàn bộ chuyến đi chứng minh được khả năng tài chính với các hồ sơ dưới đây thì về nguyên tắc không cần Giấy bảo lãnh, các giấy tờ chứng minh thu nhập của người bảo lãnh cũng như Giấy cư trú.

• Sao kê giao dịch tài khoản ngân hàng 6 tháng gần nhất)
• Giấy xác nhận số dư tiền gửi có kỳ hạn (ghi rõ ngày gửi, kỳ hạn, ngày cấp)
• Sổ tiết kiệm tiền gửi có kỳ hạn (xuất trình bản gốc, nộp bản copy có dấu xác nhận ghi ngày tháng năm của ngân hàng)
• Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan thẩm quyền cấp

•  Giấy này bắt buộc phải có, ngay cả trường hợp không cần giấy bảo lãnh. Phần ghi người mời phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại.
•  Phải ghi rõ cụ thể tất cả các nơi viếng thăm tại Nhật Bản và nội dung các hoạt động, không được ghi chung chung như “thăm thân nhân” mà phải ghi rõ quá trình đưa đến việc bảo lãnh, các hoạt động và các nơi viếng thăm.

• Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình hoạt động phải rõ ràng, phải ghi rõ thông tin nơi lưu trú (địa chỉ, số điện thoại).
• Chương trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một, tuy nhiên trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau thì ở phần ngày tháng năm có thể ghi: từ ngày… tháng… năm… đến ngày.. tháng… năm…
• Chương trình lưu trú phải được viết bởi người mời hoặc người bảo lãnh tại Nhật Bản.

• Trường hợp người mời là người Nhật mời thân nhân hoặc trường hợp người Nhật mời vợ/chồng thì chứng minh quan hệ bằng bản Hộ tịch gia đình (bản ghi toàn bộ các hạng mục của tất cả các thành viên trong hộ)
• Giấy tờ chứng minh quan hệ người thân với thân nhân tại Nhật Bản (Giấy khai sinh v.v.)
• Trường hợp thân nhân tại Nhật Bản là người nước ngoài thì nộp thêm copy thẻ cư trú, thẻ vĩnh trú đặc biệt, copy hộ chiếu trang thông tin nhân thân.

(Kèm theo bản copy trang thông tin nhân thân)

1 bản copy

(ghi ngày nộp hồ sơ, ký giống với chữ ký trong hộ chiếu)

• Người đại diện công ty, tổ chức bảo lãnh phải có tên trong danh sách hội đồng quản trị được đăng trên Sổ bộ đăng ký pháp nhân của công ty, tổ chức. Trường hợp là công ty có niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản thì người đại diện bảo lãnh hoặc mời có thể ở cấp quản lý trưởng phòng, trưởng xưởng, trưởng bộ phận của công ty.
• Trường hợp nơi người xin visa đang làm việc cử đi công tác trả toàn bộ chi phí công tác hoặc người xin visa chứng minh được có khả năng trả toàn bộ chi phí công tác thì không cần Giấy bảo lãnh.

 1 bản

• Đối với pháp nhân khi làm Giấy lý do mời, người đứng tên mời phải là người đại diện pháp nhân hoặc có tư cách đại diện cho pháp nhân. Trong Giấy lý do mời, phần ghi người mời phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại.
• Người đại diện công ty, tổ chức mời phải có tên trong danh sách hội đồng quản trị được đăng trên Sổ bộ đăng ký pháp nhân của công ty, tổ chức. Trường hợp là công ty có niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản thì người đại diện mời có thể ở cấp quản lý trưởng phòng, trưởng xưởng, trưởng bộ phận của công ty.

 1 bản

• Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình hoạt động phải rõ ràng, phải ghi rõ thông tin nơi lưu trú (địa chỉ, số điện thoại)
• Lịch trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một, tuy nhiên trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau thì ở phần ngày tháng năm có thể ghi: từ ngày … tháng … năm ~ đến ngày .. tháng .. năm
• Lịch trình lưu trú phải được viết do công ty, tổ chức tiếp nhận phía Nhật Bản.
• Trường hợp đào tạo ngắn hạn, phải ghi rõ chi tiết chương trình đào tạo, nơi đào tạo, người chịu trách nhiệm hướng dẫn, có đào tạo thực tập hay không, có tiền phí trợ cấp đào tạo từ phía công ty tiếp nhận cho người được đào tạo hay không, các nội dung phí phụ cấp cụ thể như thế nào.
• Lưu ý quan trọng: Lưu trú với mục đích đào tạo ngắn hạn có những điều kiện nhất định, vui lòng tham khảo phần chú ý đối với trường hợp đào tạo ngắn hạn bên dưới.

 1 bản

1. Sổ bộ đăng ký pháp nhân (tokibo)
2. Bản in trang web của công ty
3. Pamphlet giới thiệu về công ty
4. Photocopy trang của công ty trong sách báo cáo 4 quý các công ty niêm yết.

※ Trường hợp nộp hồ sơ mục (2) và (3) thì phải có tên của người đại diện công ty trên giấy bảo lãnh hoặc mời.

※ Trường hợp người mời là cá nhân (giáo sư các trường đại học) thì có thể thay thế các hồ sơ nói trên bằng Giấy chứng nhận nghề nghiệp giáo sư.

 1 bản

• Các tài liệu công khai giới thiệu mối quan hệ của các công ty cùng tập đoàn (bản in trang web hoặc pamphlet)
• Tài liệu chứng mình quan hệ thương mại giữa các công ty (hợp đồng mua bán, B/L v.v.)
• Thư mời gửi người xin visa (dành cho trường hợp chưa có quan hệ thương mại).
• Lưu ý, thư mời này không phải là Giấy lý do mời ở mục 5 nói trên.

• Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, giấy phép thành lập văn phòng đại diện v.v.  nơi người xin visa đang làm việc (bản copy)
• Hợp đồng lao động của người xin visa với nơi đang làm việc (copy) hoặc Quyết định cử đi công tác, Giấy phái cử (ghi rõ nội dung công việc tại Nhật, nơi viếng thăm và chương trình dự định và việc chi trả chi phí cho chuyến đi)
• Trường hợp người xin visa là người chủ doanh nghiệp thì nộp Giấy đăng ký kinh doanh (bản copy)